Was DokFlo aktuell ist

DokFlo ist eine kleine Plugin-Reihe für WordPress, um Anfragen, Intake-Formulare und Folgeprozesse besser zu strukturieren.

Der Schwerpunkt liegt aktuell auf:

Formularen für Kontakt, Intake und Anfrageaufnahme
KI-gestützter Auswertung eingehender Formulare
Verifizierung per E-Mail
Benachrichtigungen und Webhooks für weitere Abläufe

DokFlo ist kein großes CRM und auch kein klassisches Marketing-Tool, sondern eher eine Lösung für Leute, die über ihre Website Anfragen bekommen und daraus schneller etwas Brauchbares machen wollen.

Geeignet ist das z. B. für:

Tierberufe
Therapeutische oder beratende Berufe
Coaches
Solo-Selbstständige
kleinere Dienstleister
allgemein Websites, auf denen Kontakt- oder Anfrageformulare wichtig sind

Die einzelnen Plugins

DokFlo Forms (Core)

Das Basis-Plugin für Formulare.

Es kann aktuell:

Formulare in WordPress anlegen
Eingaben speichern
Formulare im Frontend ausgeben
Standardfelder wie Text, E-Mail, Textarea und Auswahlfelder nutzen
grundlegende Validierung übernehmen
Einsendungen im WordPress-Backend speichern
Einstellungen wie Submit-Text, Success-Message und Redirect verwalten

Das Core-Plugin ist die Grundlage für alles andere.

DokFlo Intake

Ein Add-on für Verifizierung und Intake-Flow.

Es kann aktuell:

Formulare mit OTP-Verifizierung per E-Mail absichern
Share-Links für einen bestimmten Nutzer erzeugen
eine Verifizierungsseite für Einsendungen bereitstellen
Einsendungen nach erfolgreicher Verifizierung weiterverarbeiten
Inhalte als Notiz/Fall speichern
Benachrichtigungen an den zuständigen Nutzer schicken

Das ist vor allem für Fälle gedacht, in denen Eingaben nicht einfach anonym übernommen werden sollen, sondern erst nach Bestätigung.

DokFlo Forms AI

Das KI-Add-on für die Auswertung von Einsendungen.

Es kann aktuell:

pro Formular mit eigenem Prompt arbeiten
optional ein Modell und ein JSON-Schema pro Formular festlegen
Einsendungen automatisch mit OpenAI auswerten
die Auswertung asynchron im Hintergrund verarbeiten
strukturierte Ergebnisse speichern
Zusammenfassungen erzeugen
Daten aus Freitext extrahieren
fehlende Angaben erkennen
eine Einschätzung zum nächsten sinnvollen Schritt liefern
Antwortvorschläge erzeugen
interne Notizen erzeugen
Auswertungen im Backend anzeigen

Zusätzlich gibt es:

AI Insights
Debug-Modus
Test der OpenAI-Verbindung
manuelles “Run now” / “Retry”
Token-/Kosten-Schätzung
Auto-Retry bei Fehlern
optionales Spiegeln extrahierter Felder in Meta-Daten

Das KI-Add-on ist also die Ebene, die aus einer normalen Formulareinsendung eine lesbare, strukturierte Anfrage macht.

DokFlo Flows

Ein Add-on für Integrationen und Weiterleitung.

Es kann aktuell:

Ereignisse aus DokFlo per E-Mail weitergeben
Ereignisse per signiertem Webhook versenden
unterschiedliche Datenschutz-/Payload-Stufen nutzen, z. B.:
- nur Metadaten
- Vorschau
- Summary
- redacted
- full
auf folgende Events reagieren:
- Einsendung eingegangen
- Einsendung verifiziert
- KI-Auswertung fertig
- KI-Auswertung fehlgeschlagen

Damit kann DokFlo an andere Systeme angebunden werden, z. B. über:

Make
Zapier
n8n
eigene Webhook-Endpunkte
weitere Automationen

Was DokFlo aktuell besonders gut kann

DokFlo hilft vor allem dann, wenn:

Anfragen unstrukturiert reinkommen
Leute lieber frei schreiben als viele Pflichtfelder auszufüllen
man nicht alles manuell nachlesen und zusammenfassen will
oft unklar ist, was als Nächstes passieren soll
Informationen sonst über Formular, E-Mail und Kalender verstreut sind

Der praktische Nutzen ist aktuell also:

Anfrage erfassen
Inhalt strukturieren
wichtige Punkte herausziehen
nächsten Schritt vorschlagen
bei Bedarf an andere Tools weitergeben

Was DokFlo aktuell noch nicht ist

Damit es klar bleibt, würde ich auf der Website auch dazuschreiben:

DokFlo ist aktuell noch kein vollständiges CRM, kein komplettes Buchungssystem und kein fertiger Chat-Assistent für Kundengespräche.

Geplant bzw. naheliegend sind später:

Kontakt-/Fallprofile
tiefere Kalender- oder Booking-Anbindung
geführte Intake-Modi
weitere Integrationen und Automationen

Eine kurze Website-Version

Falls du es noch knapper brauchst, könntest du schreiben:

DokFlo ist eine WordPress-Plugin-Reihe für Formulare, Intake und KI-gestützte Anfragebearbeitung.
Sie besteht aktuell aus einem Formular-Core, einem Intake-Add-on mit E-Mail-Verifizierung, einem KI-Add-on für Zusammenfassung und Strukturierung sowie einem Flow-Add-on für E-Mail- und Webhook-Weiterleitungen.
Gedacht ist DokFlo für Websites, über die Anfragen, Kontaktaufnahmen oder Intake-Informationen hereinkommen und nicht einfach nur gesammelt, sondern besser weiterverarbeitet werden sollen.

Wenn du willst, formuliere ich dir daraus direkt noch eine saubere “Plugins”-Seite für clarissai mit 3 Abschnitten: Überblick, einzelne Plugins, aktueller Entwicklungsstand.

Hosting-Standort

Deine (Kunden-) Daten werden auf Clever Cloud gehostet. Clever Cloud ist ein französischer Cloud-Hoster und PaaS (Platform-as-a-Service), Server-Standort ist Paris.

Europäisches KI-Modell

Für die KI-Funktionen nutzt dokflo Mistral, eine europäische KI ebenfalls mit Sitz in Frankreich, Paris.

Liste der Unterauftragsverarbeiter von clarissai für dokflo

Alle Kunden schließen mit clarissai für dokflo einen AV-Vertrag ab. Und erhalten für ihre eigenen Kunden Vorlagen für die Zustimmung der Audio-Aufnahme bzw. Empfehlungen für die Formulierung in der Datenschutzerklärung.